Was sind Projektmanagement-Systeme

Definition: Ein Projektmanagement-System (PM-System) besteht aus wesentlichen strategischen, strukturellen, technischen und kulturellen Komponenten, die erst in ihrer optimalen aufeinander abgestimmten Konstellation ein effizientes System bilden (Pfetzing & Rohde, 2014, S. 465). Der Projektmanagement Verband (IPMA) definiert wie folgt:

„[…]Projekterfolg ist nicht nur eine Frage der Kompetenz einzelner Projektmanager, sondern eines professionellen Zusammenspiels des Ganzen zwischen Projektmanagement-Kompetenz des Managements der Organisation, Kompetenzen ausgewählter Projektmanager und der PM-Kompetenz und Ergebnisse in ausgewählten Projekten und Programmen[…].“

(GPM, 2014, S. 23).

Die heutigen Erkenntnisse aus der Forschung sprechen im Kontext mit Projektmanagement-Systemen oft von einer sogenannten organisationalen Kompetenz. Darunter wird die kollektive Fähigkeit bzw. das kollektive Vermögen zur Bewältigung von Zielen in einer gegebenen Umwelt verstanden. Die organisationale Kompetenz ergibt sich demnach auf der geschickten Kombination individueller Kompetenzen. Zum Vergleich wird dabei laut Wagner (2011) in der betriebswirtschaftlichen Forschung von Resource-based View auf Unternehmen gesprochen. Dies bedeutet, dass Unternehmen sich von der einseitigen Ausrichtung am Absatzmarkt ent-fernen und somit vermehrt auf die internen Stärken der Ressourcen sowie Kompetenzen berufen. Unter Rückgriff auf Edith Penrose, die bereits 1959 in „The Theory of the Growth of the Firm“ Erfolg auf die Qualität interner Ressourcen zurückführt, wurde die Idee eines Re-source-based View (RBV) reanimiert. Im RBV werden also zwei Ansätze vereint: Zum einen werden strategische Vorteile von Unternehmen darauf zurückgeführt, dass sie über andere, strategisch wertvollere Ressourcen verfügen; zum anderen darauf, dass sie ihre Ressourcen besser als ihre Konkurrenz nutzen können (Jeffrey Pfeffer, Gerald R. Salancik, 1978). Orga-nisationale Kompetenz im Projektmanagement ist also die Fähigkeit einer Organisation, ihre Ziele durch die geschickte Kombination bzw. den Einsatz verfügbarer individueller, strategi-scher, struktureller und kultureller Kompetenzen sowie von Vermögenswerten im Rahmen der Projektarbeit zu erreichen (Wagner R., 2011, S.102).

Pfetzing und Rohde (2011) definieren ein Projektmanagement-System als die Gesamtheit aller eigens für die Projektarbeit installierten Stellen, Techniken, Dokumentationen, Qualifikations- und Unterstützungsmaßnahmen. Im Weiteren erklären die Autoren, dass ein PM-System das eigentliche Qualitätsmanagement-System für die Bearbeitung von Projekten ist. Dieses beinhaltet gültige Strukturen und Regeln für das Projektmanagement, die in einer hierarchisch aufgebauten Dokumentation (Handbuch, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Gesetzte, Normen und Arbeitspapiere) beschrieben sind.

Nach Angemeier (2009) ist ein Projektmanagement-System mit einem Qualitäts- oder Konfigurationsmanagement-System vergleichbar. In der DIN 69901:2009-01 ’Projektmanagement – Projektmanagementsysteme‘ im Teil 5: Begriffe wird ein Projektmanagementsystem als „System von Richtlinien, organisatorischen Strukturen, Prozessen und Methoden zur Pla-nung, Überwachung und Steuerung von Projekten“ definiert. Der Teil 1 der Norm beschreibt ausführlich die Eigenschaften und Elemente von Projektmanagementsystemen. Der Zweck eines PM-Systems ist, Projekte erfolgreich und möglichst effizient durchzuführen. Durch ei-nen geeigneten Auditierungsprozess muss sichergestellt werden, dass sie kontinuierlich verbessert werden. In der DIN 69901:2009 werden als wesentliche Eigenschaften eines PM-Systems Flexibilität, d. h. Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Bedingungen, Universalität, d. h. möglichst vielseitige Anwendbarkeit, Modularität, die Möglichkeit, nur einzelne Bestand-teile zu verwenden, Kompatibilität, Schnittstellen zu anderen Systemen zu haben, Transpa-renz, also Nachvollziehbarkeit von Abläufen und Zusammenhängen für alle Beteiligten her-zustellen und Prävention, d. h. proaktive Prozesse haben Vorrang vor reaktiven Prozessen, aufgezählt.

Abbildung 3

Nach dem heutigen Verständnis besteht ein PM-System also aus der Summe eines komplexen und richtigen Zusammenspiels der Systeme: Organisation, Individuum und Programm- oder Projektmanagement. Erst mit dem richtigen Konzept können diese Systeme richtig auf-einander abgestimmt werden, um letztlich ihre gebündelte Kraft für das Erreichen der Unter-nehmensziele einsetzten zu können. Dies ist also zusammengefasst organisationale Kompe-tenz im Projektmanagement. Nun stellt sich die weitere Frage, woraus dann ein PM-System besteht, welches sind die einzelnen Komponenten? Das nächste Kapitel wird diese Frage erläutern.

Das PM-System umfasst also die Gesamtheit aller eigens für die Projketarbeit installierten Stellen und Techniken, Dokumentationen, Qualifikationen und Untersützungsmassnahmen des Projektmanagements und der gesammten Organsiation. Um die relevanten Objekte (Dimensionen, Elemente) zu gliedern und dieser Studie einen roten Faden für den Leser zu ermöglichen, bietet sich zur Orientierung eine Darstellung an, die Übersicht vermittelt. Die [-> Abb. 3] zeigt die Dimensionen und die Elemente des gesamten PM-Systems.

Autor: Stefan Ruchti | Inhaber Firma ruchti Tec

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